Автоматизация торговой точки: типичные ошибки и заблуждения клиентов

Автоматизация торговли призвана упростить операции, ускорить работу, усилить контроль, а еще – уменьшить влияние человеческого фактора на производительность. Чтобы добиться такого результата, недостаточно приобрести и подключить комплект оборудования. Инженерам предстоит пройти долгий путь запуска, настройки техники, решить десятки сопутствующих проблем. Успех операции зависит от того, удастся ли найти поддержку в лице компании-заказчика – насколько ответственны представители каждого звена: от директора до обслуживающего персонала.

Проблемы автоматизации связаны с:

1. Некачественным оборудованием, например, заводским браком, который может присутствовать в партии однотипного товара.
2. Программным обеспечением, которое неправильно подобрали для конкретной торговой точки или программными сбоями.
3. Человеческим фактором.

Если первые два пункта решаются усилиями команды опытных инженеров, то последний почти всегда зависит только от заказчика. Именно ему предстоит:

• на начальном этапе со всей ответственностью обсудить техническое задание (правильнее доверить его составление техническим специалистам компании-исполнителя, чем самостоятельно составлять 30-50-тистраничный экземпляр по образцу);
• назначить ответственных: за проект в целом и отдельные сегменты. Например, ответственного за торговый зал и на складе;
• заполнить базу данных к моменту запуска проекта (начинать подготовку лучше заранее) и обеспечить взаимодействие между структурными сегментами.

ТОП типичных ошибок клиентов

Заблуждение 1. «Я купил оборудование и ПО, оплатил услуги инженеров, поэтому имею право принимать решения о ходе автоматизации».

Представитель компании-заказчика, будь то директор или ответственное лицо, как правило, не имеет инженерного образования, и может быть не компетентен в вопросах автоматизации. Вмешательство в работу системы без участия опытного инженера, например изменение конфигурации программы, может свести на нет все усилия команды, отодвинуть сроки внедрения по причине досадных сбоев.

Проблему бракованного оборудования решить гораздо проще, чем вопрос отсутствия мотивации у сотрудников

Заблуждение 2. «Я — директор, поэтому после подписания договора могу самоустраниться, доверив контроль за процессами одному из своих сотрудников».

Ответственное лицо не всегда компетентно и не до конца понимает, каковы задачи автоматизации. Это впоследствии приводит к конфликтам между сторонами из-за недопонимания.

Автоматизация торговой точки – это многоуровневый процесс. Чтобы добиться результативной обратной связи с каждым участником, ответственное лицо должно быть на каждом уровне. К примеру, в магазине хватит двух сотрудников, контролирующих front (кассиров) и back (закупщиков, кладовщиков и администраторов).

Заблуждение 3. «Достаточно купить оборудование для автоматизации торговли и оплатить услуги инженеров, а персонал сам подстроится»

Во многих торговых учреждениях сложилась традиция ведения ручного документооборота. И психологически персонал не готов перестраиваться, осваивать новое кассовое программное обеспечение и товароучет. Это тормозит процесс, а порой и вовсе становится непреодолимым препятствием. Задача руководителя в такой ситуации – мотивировать сотрудников структурных подразделений на обучение, донести до них информацию о важности процедуры. Либо менять персонал.

Заблуждение 4. «Составление ТЗ – это полностью в компетенции исполнителя».

Техническое задание с описанием работы проекта действительно лучше доверить исполнителю. Однако руководителю не стоит воздерживаться от пожеланий и держать при себе мнение о том, какой он видит систему в действии. Так одна сторона четко сформулирует требования, а другая – убедится, что правильно поняла их. Взаимодействие – первый шаг к успешной реализации проекта.

Заблуждение 5. «Сроки должен соблюдать исполнитель».

Соблюдать сроки должны обе стороны: и заказчик, и исполнитель. Потому что каждая отвечает за свою часть работы: исполнитель должен вовремя подготовить оборудование, заказчик должен проверить, чтобы был произведен монтаж рабочего оборудования, к моменту начала обучения персонал уже должен присутствовать в полном составе на месте обучения.

При запуске оборудования в реальных условиях должен присутствовать инженер, чтобы оперативно устранять неточности

Заблуждение 6. «Я хочу ввести в свой бизнес родственницу. Уделите ей особое внимание».

Если она — нужный вам специалист и имеет опыт работы в аналогичной компании, трудностей не возникнет.

Во всех остальных случаях родственников лучше вводить в работу не на этапе запуска, а тогда, когда автоматизированная торговля налажена и есть пул специалистов, готовых обучать новичков.

Заблуждение 7. «Мне понравилось, как все реализовано у моего коллеги из Голландии».

Новые решения — несомненный плюс для торговой точки. Тем не менее они должны быть уместными: подходить под условия именно вашего магазина.

Заблуждение 8. «Мне не нравится, как работают инженеры».

Если у вас есть замечания по работе инженеров на вашем объекте, выскажете их руководителю бригады.

Заблуждение 9. «Мне важна скорость: за ночь успеете?»

Технически это реализуемо. Специалисты оперативно доставят и установят оборудование, заведут базу данных (или найдут и импортируют готовую номенклатуру товаров). Тем не менее запустить торговую точку уже на следующий день можно только в том случае, если в штате работают обученные сотрудники.

Заблуждение 10. «Начинаем торговать, приход товара проведем потом».

На этот рискованный шаг можно пойти, имея в штате опытного товароведа. В противном случае есть риск потом не разобраться: продали вы товар, или его украли.

Заблуждение 11. «Пока я ищу персонал, ваши инженеры смогут проводить приход и реализацию?»

Это не их работа. К тому же, главная задача при автоматизации — начать работать самостоятельно со своими подготовленными сотрудниками.

Заблуждение 12. «У меня дома есть хорошие компьютеры, давайте поставим их бухгалтеру и товароведу».

Доставьте их в офис заранее и будьте готовы к тому, что:

• они могут не подойти;
• с них будет удалена вся информация, которая на них хранилась.

Во что выливаются ошибки со стороны заказчика?

В договоре об автоматизации торговой точки прописывают четкие сроки выполнения работ на каждом этапе. Пренебрежение обязательствами со стороны заказчика часто приводит к невозможности реализации определенной задачи. К примеру, начать запуск, не обучив персонал, невозможно.

Автоматизация торговой точки редко происходит в указанные сроки: причиной становится человеческий фактор

Вместо заключения

Успех автоматизации торговой точки зависит не только от качества оборудования, ПО и профессионализма исполнителя. Не менее важно на всех этапах взаимодействие с клиентом, а также желание последнего помочь.

Внедрение автоматизации проходит гладко и в срок или с минимальными задержками в тех торговых точках, где руководитель доверяет исполнителю и охотно идет на контакт. Где совместно с компанией работает команда ответственных лиц, персонал мотивирован на изменения и готов их принять. Одного желания инженеров в этом деле, увы, недостаточно: в этом случае запуск рискует превратиться из эффективной реорганизации производственного процесса в хобби заказчика.

Смотреть все статьи по тегу Автоматизация торговли.