Обязательная печать номенклатуры в чеке

Еще к февралю 2021 года все продавцы без исключений должны были подготовить свои кассы под требования нового закона об обязательной печати номенклатуры в чеках. Но до сих пор к нам обращаются с этими вопросами. Разберем подробнее, что же именно умеют делать сейчас кассы разных типов, каких дополнительных настроек некоторые из них требуют, какой аппарат сейчас лучше приобретать начинающему предпринимателю. В этой статье осветим следующие моменты:

• законные требования к печати номенклатуры в чеке;
• штрафы за отсутствие номенклатуры в чеке;
• два подхода к соблюдению правил;
• фискальные регистраторы всегда готовы, если вы уже автоматизировали учет продаж;
• смарт-терминалы интуитивно понятны и удобны, обсудим бюджет;
• автономные кассы тоже в строю, но подходят не всем.

Итак, приступим.

Номенклатура в чеке. Изменения с 1 февраля 2021 года.

1 февраля 2021 года вступили в силу изменения в работе индивидуальных предпринимателей, ведущих деятельность на специальных режимах налогообложения. Речь идёт об ИП на УСН, ПСН, ЕХСН. Теперь, согласно статье 7 пункту 17 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ , всем продавцам, необходимо указывать наименования реализуемых товаров, работ и услуг в чеках. Не печатать номенклатуру в 2021 году могут лишь те предприниматели, которые освобождены от применения ККТ, согласно статье 2 пункту 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.

Какие требования предъявляются к наименованию в чеке?

Если ранее можно было просто выбить чек с позицией «Товар», «Услуга» или «Работа» и указать общую стоимость покупки, то с введением вышеупомянутых изменений это будет считаться нарушением.

Такие наименования, как просто «Конфеты» или «Сыр», уходят в прошлое.

Согласно закону №54-ФЗ, в чеке обязательно должно прописываться следующее:

• наименование товара;
• количество товара;
• цена за единицу товара (с учетом скидок, наценок и НДС);
• общая сумма по этой позиции.

Но закон не разъясняет, как именно следует формировать наименование. Потому все уточнения нужно искать в письмах Минфина и приказах ФНС:

1. Наименование номенклатуры должно позволить клиенту однозначно определить товар, работу или услугу. Нельзя написать “молоко 2,5%”, необходимо указать “молоко “Буренка” 2,5% 0,5 л”.

2. Длина наименования товара или услуги в чеке должна ограничиваться 128 символами вместе с пробелами. Именно столько помещается в фискальном чеке, остальные символы обрезаются. Для объемных названий придется придумать сокращения, понятные покупателю, которые будут передаваться в ФНС.
3. Можно в названии использовать артикул товара. Это не является обязательным условием, однако он поможет уменьшить название, при этом конкретизировав его и избежав таких нелепых сокращений как на фото ниже.

Сокращай с умом

Штрафы за отсутствие номенклатуры в чеке.

Давайте теперь разберем, чем грозит несоблюдение одного или всех вышеупомянутых требований. Санкции за нарушения при применении ККТ описаны в статье 14.5 п.4 КоАП РФ. Предусмотрены следующие штрафные санкции:

• должностному лицу от 1500 до 3000 рублей;
• организации от 5000 до 10 000 рублей.

Налоговая инспекция может осуществлять проверки и вести мониторинг данных до 3-х лет.

Как подготовиться к ведению бизнеса по новым правилам?

После прочтения закона можно сделать вывод – государство подталкивает к тому, чтобы все предприниматели соблюдали учёт, который имел бы стандартизированный вид.

Существует несколько вариантов решения данного вопроса:

1. «Формально» (соблюдаем все правила для государства)

   Соблюдать исключительно, требования закона. Поправить номенклатуру и добавить её в свою ККТ. Все современные модели касс позволяют подключаться к ПК, через который можно загрузить необходимую нам базу. Данный вариант подойдёт тем, кто не особо хочет что-то менять в своём бизнесе. Вы обезопасите себя от штрафов, так как, номинально, правила соблюдены.




2. «С автоматизацией» (ведём учёт для себя)

   Подходит для тех, кто готов не только принять новые правила, но и усовершенствовать ведение своего бизнеса. Все так же, как и в первом случае: создание, или уже внедрение готовой, номенклатурной базы. Но далее следует автоматизация всех операций: количественный учёт прихода, расхода, прибыли, списания и т.д. При выборе этого варианта вы не только соблюдете все новые требования, но и получите возможность более точно отслеживать важнейшие показатели работы вашего бизнеса.

Оба варианта рабочие, имеют полное право на существование и далее мы расскажем вам о том, как осуществить внедрение номенклатуры для всех видов касс.

Фискальный регистратор (ФР)

Если в качестве онлайн-кассы вы уже используете фискальный регистратор, поздравляем, вам, скорее всего, ничего не нужно настраивать. Этот аппарат не имеет собственной клавиатуры и дисплея, не работает автономно, а только в составе компьютерной системы с учетной программой. А если есть учетка, значит уже присутствует в ней номенклатура. И максимум, что придется сделать — это привести в соответствие с требованиями наименования. В случае формального подхода требования закона уже будут соблюдены.

Для работы с ФР требуется квалифицированный персонал

Автоматизация с фискальным регистратором, так же, производится не сложно: необходимо все новые приходы товаров оформлять сразу в программу. Если номенклатура при этом большая, то удобнее работать с помощью сканера штрих-кода. Ведь уже большинство производителей маркируют свои товары такими кодами. А если нет, то для внутреннего учета 1С может сама сгенерить штрих-код.

Стоит отметить, что для работы в 1С вам потребуется квалифицированный персонал, найти которого может быть не просто. Однако, если вы сможете найти необходимые кадры, то получите полезную базу данных, которая существенно облегчит ведение бизнеса.

Тем, кто только начинает бизнес и считает стартовые затраты, может показаться, это решение с фискальным регистратором не самое дешевое. Ведь помимо самой кассы придется сразу приобрести ноутбук, с установленной на него базовой 1С (или при желании другой учетной программой) и сканер штрих-кода. Однако время показывает, что это решение дешевле всего. Даже с учетом того, что иногда вам может потребоваться специалист для устранения проблем с системой, стоимость его услуг гораздо дешевле, например, тарифов смарт-терминалов.

Вывод: фискальный регистратор - отличный вариант, для не только формального соблюдения требований к номенклатуре в чеке, но автоматизации вашего учёта. Является самой гибкой и дешевой для запуска системой, если смотреть в перспективу. Главный вопрос – поиск нужных вам кадров, знакомых с работой в 1С.

Смарт-терминал

Прежде всего разъясним, что смарт-терминалом называют планшет с установленной на него кассовой программой, объединенный общим корпусом с чековым принтером, соответствующим ФЗ-54.

Смарт-терминал - современная касса для малых предприятий

Как и в ФР, смарт-терминалы предоставляют пользователю возможность реализации обоих подходов. В них не составляет проблем загрузить/выгрузить необходимую базу или другие данные, только лишь с одной оговоркой – почти за каждое такое действие с Вас потребуют дополнительных денег. Кто-то из производителей смарт-терминалов может установить фиксированную сумму для каждой операции (цены разнятся и периодически меняются). Другие же устанавливают ежемесячные тарифы с ограничениями, и для комфортной работы минимального доступа будет недостаточно. Но простота в работе привлекает клиентов. И, если Вы решили выбрали «смарт», то следующая информация для вас.

Осуществить формальный подход к соблюдению требований к номенклатуре тут еще проще чем в ФР. Товары можно заводить на самом смарт-терминале, либо через личный кабинет (ЛК). Если у Вас не десяток наименований, то вариант с ЛК настолько удобнее, что мы советуем воспользоваться им, даже если за это придется разово заплатить или временно подключить более дорогой тариф. Далее полученные данные выгружается на терминал и подключается сканер. При сканировании товара, номенклатура сразу пробивается в чек. Готово, «формальный подход» осуществлён.

Так же и автоматизация, в данном виде касс, является простым, хоть и достаточно затратным делом. Бесплатным все производители сделали ПО только для рабочего места кассира, и то - в базовом варианте. Расширенный товароучет на самом терминале или интеграция с учетными программами типа 1С или каким-либо облачным решением (например, «Мой склад») потребует дополнительной ежемесячной оплаты. И рабочее место товароведа, вероятнее всего, придется обустраивать отдельно с дополнительным оборудованием. И вот после всего этого вы получите заветную реализацию автоматизации учета.

Вывод: смарт-терминалы — очень удобные современные аппараты для небольших предприятий с маленькой номенклатурой, либо с формальным подходом к учету. Полноценная автоматизация на «смартах» - дорогое удовольствие.

Автономная касса

Эти аппараты отличаются от смарт-терминалов так же, как кнопочные телефоны от смартфонов. И так же продолжают пользоваться спросом у тех, кому хочется подешевле, попроще, без лишних настроек и т. д. Вот только при современных требованиях к кассам получается уже совсем не просто и не дешево.

Автономные кассы еще “в строю”

Уже из самого названия понятно, что «автономки» не особо предназначены для работы с ПК и учетными программами. Конечно, все производители таких аппаратов уже позаботились о возможности подключения их к компьютеру для заведения номенклатурной базы с кодами или штрих-кодами. Проблемы же начинаются на этапе подбора товара в чек при продаже. На аппарате кнопки только с цифрами или функциональные, наименование набрать негде. Значит нужно помнить коды, что вполне допустимо для десятка товаров или услуг. Или можно приобрести сканер штрих-кода… только это сработает, если у Вас весь товар “проштрихкодирован”.

Получается, что на автономных кассах даже вариант с формальным подходом к требованиям закона осуществим не в каждом случае.

Что же касается полноценной автоматизации - ограничений еще больше, хотя решение существует. Мало просто приобрести учетную программу и установить ее на компьютер. В начальном варианте ни одна автономка не интегрируется в эту систему. Но некоторые производители предусмотрели возможность перевода автономной кассы в режим фискального регистратора. Хотя и после этого интеграция возможна не с любым ПО. Ниже приведена таблица, в которой мы собрали для вас актуальную информацию, какие варианты возможны.

Вывод: продолжать использовать автономные кассы можно, но ограничений уже так много, что для нового бизнеса мы все-таки рекомендуем приобретать фискальные регистраторы или смарт-терминалы.

Заключение

Нравится или нет, но закон принят и его придется исполнять.

Сейчас возможен переход бизнеса с большим количеством товаров от автономных касс к смарт-терминалам и фискальным регистраторам. Миграция будет, однако каждый выберет то, что ему по душе или по бюджету. Мы же, в свою очередь, хотим посоветовать вам два варианта:

• если вы желаете максимальный комфорт и готовы за него платить, переходите на смарт-терминалы с подключенным личным кабинетом.
• если вам позволяет стартовый бюджет и у вас имеется квалифицированный персонал, лучшим выбором будет ФР и ПК с 1С.

Если у вас не одна торговая точка, а несколько - тогда всё ещё сложнее и дороже, но это тема отдельной статьи - следите за нашим блогом.