Регистрация кассового оборудования в налоговой службе

Следующий шаг после покупки контрольно-кассовой техники (ККТ) – постановка ее на учет в федеральной налоговой службе (ФНС). Чтобы сделать эту процедуру простой и понятной, мы подготовили подробную статью.

Разбираем процесс регистрации кассового оборудования в ФНС

Всегда ли нужно регистрировать кассовое оборудование?

Приобретая кассовый аппарат, каждый предприниматель автоматически становится участником Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 08.03.2015) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». В соответствии с ним, владелец обязан поставить контрольно-кассовую машину (ККМ) на учет.

Если по виду деятельности предприниматель имеет право работать без ККМ, он может сразу купить другое техническое устройство, например, чекопечатающую машину (ЧПМ). Кассовый аппарат в этом случае приобретать нецелесообразно: он принесет дополнительные расходы на замену ЭКЛЗ каждые 13 месяцев, договор технического обслуживания, опломбирование каждый квартал и ежегодное освидетельствование. Общая сумма затрат составит около 20 000 руб. в год. Аналогичные печатающие устройства без ЭКЛЗ дешевле по цене и не требуют ведения договора на обслуживание.

Пакет документов для регистрации

Точный перечень необходимо уточнить в той налоговой службе, в которую обратится предприниматель. В статье приведен базовый набор документов:

1. Учредительные документы индивидуального предпринимателя (ИП) или юридического лица.
2. Документы, подтверждающие право собственности или договор аренды помещения.
3. Унифицированная форма № КМ-1 ввода в эксплуатацию кассовой техники и договор технического обслуживания. Их предоставляет сервисный центр.
4. Прошитые и пронумерованные журнал кассира-операциониста и журнал вызова техспециалистов.
5. Заявление о постановке на учет. Его пишут на трех страницах стандартного бланка. В зависимости от того, какое действие совершается в налоговой (например, ввод в эксплуатацию аппарата, замена ЭКЛЗ), заполняются соответствующие графы. При вводе в эксплуатацию, информацию в заявлении указывают максимально полно.
6. Формуляр или паспорт ККМ, паспорт ЭКЛЗ.

Резюмируем. Потребуются все документы, которые есть в комплекте кассового аппарата. Раньше также был необходим паспорт версии, который отменили Приказом Министерства финансов РФ № 94 от 29.06.12. Если он есть в комплекте с ККТ (некоторые поставщики до сих пор комплектуют им свое оборудование), то рекомендуется предоставить и его.

Различия при постановке на учет ККМ для ИП и юрлиц

Рассмотрим отдельно особенности для каждого из них

Процедура постановки на учет для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц схожа. Различие – в представительстве налоговой службы.

ИП. Индивидуальный предприниматель ставит ККМ на учет по месту регистрации бизнеса. То есть, если предприятие зарегистрировано в одном регионе, а владелец хочет работать в другом (например, Ростов и Москва), он ставит ККМ на учет в Ростове. После этого он может ехать в Москву и продавать там свои товары или услуги.

Каждый год ИП должен приезжать в регион, где зарегистрированы его бизнес и ККТ, менять ЭКЛЗ и проходить освидетельствование. Либо он может найти партнерский центр в том регионе, где он работает, и произвести там все необходимые манипуляции. Еще один вариант – обратиться в свой сервисный центр с просьбой найти партнера, оказывающего эти услуги в нужном регионе. «Формула Торговли» предоставляет такую возможность своим клиентам.

Юрлица. В аналогичной ситуации потребуется открыть обособленное подразделение по месту регистрации предприятия. Налоговая служба этого региона будет контролировать деятельность юрлица и ведение кассовой дисциплины.

Пошаговая инструкция постановки на учет

1. Клиент после покупки кассового аппарата ставит его на обслуживание в сервисный центр.
2. Сотрудники сервисного центра выдают владельцу бизнеса счета на ввод в эксплуатацию и на договор обслуживания ККМ. С этим договором и учредительными документами он обращается в налоговую службу.
3. Клиент пишет заявление в налоговой службе. Ему назначают день, в который необходимо прийти, имея на руках документы для регистрации и ККМ.
4. Бизнесмен сообщает дату регистрации сервисному центру. В указанный день инженер сервисного центра будет присутствовать в налоговой службе.
5. В назначенный день клиент приезжает в налоговую, имея при себе кассовый аппарат и пакет документов. Проводится регистрация.
6. В течение пяти дней владелец бизнеса получает карточку регистрации. Такой промежуток предусмотрен законом: сотрудники налоговой проверяют предпринимателя и ККМ.

Процедура регистрации длится 1-2 часа. Документы остаются в налоговой службе. Кассовый аппарат большинство налоговых организаций отдают, тем не менее имеют право задержать. Это не будет отклонением от действующего порядка. Если контрольно-кассовую технику сразу вернули, работать на ней нельзя до тех пор, пока не выдана карточка регистрации.

Полностью процедура постановки на учет занимает в среднем неделю.

Каким требованиям должен отвечать кассовый аппарат?

Требования к ККМ закреплены на законодательном уровне

В Федеральном законе от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 08.03.2015) для каждого вида предпринимательской деятельности установлен подходящий тип кассовой техники (например, для автозаправок или общепита).

Узнать, какая модель ККТ нужна для бизнеса, можно либо в интернете, либо обратившись к консультантам магазина. Сотрудники «Формулы Торговли» проконсультируют клиентов при покупке и помогут выбрать оптимальный аппарат, исходя из пожеланий заказчика, сферы деятельности и бюджета.

Требования к сервисному центру

Кассовое фискальное оборудование необходимо поставить на учет и обслуживать. Оба эти действия осуществляются через сервисный центр. Чтобы поставить ККМ на учет, сервисный центр должен иметь регистрацию в этом же регионе. Так, например, у «Формулы Торговли» есть регистрация для работы в Москве, но нет для Московской области.

Поставщик ККМ должен иметь аккредитованный сервисный центр. Это значит, что сотрудники этого центра прошли обучение у производителя и получили удостоверение. Инженеры «Формулы Торговли» периодически проходят обучение у различных поставщиков, после чего получают удостоверение и категорию (если она есть у производителя). У ряда поставщиков эта компания является рекомендованным сервисным центром.

Если предприниматель приобрел кассовый аппарат не в «Формуле Торговли», он все равно сможет обратиться за услугами сервисного центра в эту фирму. Преимущества сотрудничества – аккредитация на большой спектр моделей (в то время как большинство центров аккредитуют 2-3 модели и ведут только их) и широкий штат квалифицированных инженеров. Если клиент обратится не с одним кассовым аппаратом от неаккредитованного производителя, а сразу с 10-ю или 15-ю, «Формула Торговли» может связаться с поставщиком, получить аккредитацию и взять проект в работу.

Резюме: сервисный центр должен быть сертифицирован, лицензирован и иметь свои марки и пломбы (узаконенную форму пломбировки).

Цены в Москве

В компании «Формула Торговли» действуют следующие расценки.

В Москве действует акция: при покупке аппарата в московском подразделении «Формулы Торговли» постановка в налоговую службу обойдется на 50 % дешевле. Цена составит 800 руб.

Что нужно для фискализации?

Владельцу бизнеса потребуется:

1. Предоставить сервисному центру учредительные документы.
2. Сообщить ИНН.
3. Заполнить карточку фискализации.

В карточке клиент указывает информацию, которую хочет видеть на чеке. Сотрудники сервисного центра запрограммируют эти данные. Потом заголовок чека можно перепрограммировать, но это приведет к потере времени и денег. Важно! Изменить ИНН нельзя.

Что можно указать в карточке?

1. Информацию для формирования шаблона чека. Например, стандартный заголовок, благодарность за покупку, рекламный текст.
2. Количество секций, которые нужно открыть для товаров с разными процентными ставками (например, с НДС и без).

Требование к чеку

На чеке должны быть указаны название предприятия и ИНН.

Сейчас эти требования пересматривают

Причины отказа налоговой зарегистрировать ККМ

Они связаны с рядовыми ошибками: некорректное заполнение учредительных документов, неполный пакет бумаг, неправильно выбранное подразделение налоговой.

Причины для снятия кассового аппарата с учета

1. Закрытие. Юрлицо не закроют, пока кассовый аппарат не будет снят с регистрации.
2. Перерегистрация. (Юрлицо перерегистрируется на другое). Нельзя один аппарат зарегистрировать на нескольких юрлиц. Нужно одному из них снять аппарат с учета, другому – поставить.
3. Смена местонахождения (переход из одной налоговой службы в другую). В некоторых налоговых учреждениях не требуется закрывать архив. Тогда предпринимателю достаточно снять отчет. Если закрытия архива не было, на аппарате можно продолжать работать, сдав отчетность в другой ФНС.

Важные элементы ККМ: фискальная память и ЭКЛЗ

Главное о фискальной памяти

Фискальная память – блок долговременной памяти, в котором хранится информация о совершенных операциях. Эти данные автоматически сравниваются с данными ЭКЛЗ. Если информация разнится, выявляется ошибка и устройство ремонтируют.

Ремонт производится после уведомления налоговых органов. Перед ремонтом сервисный центр обязан выдать акт УФ (унифицированная форма) КМ-2 с указанием суммы, которая сохранилась в памяти. По окончании ремонта также формируется акт КМ-2 с кассового аппарата, который подтверждает, что фискальную память не нарушили. Либо, если нарушили, то какие цифры получились после окончания.

При печати чека фискальная память получает данные из учетной системы. Если кассовый аппарат программируемый, то товар можно кодировать. Еще один вариант: воспользоваться услугами сервисного центра или заказать функцию обучения. Специалисты на примере товара покажут, как производить программирование самостоятельно.

Владелец аппарата не имеет права производить никаких действий с фискальной памятью. Если заключен договор технического обслуживания с сервисным центом, то третье лицо не может вмешиваться.

Особенности эксплуатации фискальной памяти

Изначально фискальная память на новом аппарате пустая. Данные вносят при фискализации. Если данные внесены неверно, произойдет ошибка, которую сразу можно не заметить. Она обнаружится только при повторном введении корректных данных, и фискальную память придется менять.

Объем памяти разный. В среднем устройства хватает на 4-7 лет. Если нужна замена фискальной памяти, то меняют и ЭКЛЗ, а это дорогостоящая операция, которая производится с разрешения налоговой.

Срок эксплуатации фискальной памяти зависит от объема и количества закрытых рабочих смен. Если в день закрывают по пять смен, фискальная память закончится быстрее. Если одну – то самой маленькой модели от производителя «Феликс» на 2000 фискальных смен хватит примерно на пять лет. Заменить фискальную память можно только в 2-х случаях: если остается менее 10 % емкости или устройство не работает из-за технических ошибок. Факт замены регистрируется в налоговой.

Главные факты об ЭКЛЗ

Электронная контрольная лента защищенная (ЭКЛЗ) – съемный блок памяти. Она так же, как и фискальная память, фиксирует информацию обо всех операциях, совершенных на кассовом аппарате.

Ограничения ЭКЛЗ

• Временное. Блок памяти необходимо менять раз в 13 месяцев. Если этого не сделать, то первого числа 14-го месяца он блокирует кассовый аппарат.
• По заполнению объема памяти. ЭКЛЗ рассчитана на большое число смен, а максимальная сумма превышает миллиард. В практике «Формулы Торговли» не было случая замены устройства по этому параметру даже у самых крупных клиентов.

Негарантийные случаи

Приведем пример типичных ошибок, по причине которых замену ЭКЛЗ оплачивает клиент:

1. Дата. Она на кассовом аппарате может «слетать». Это происходит, например, из-за того, что техническое устройство не зарядили. Перед началом смены кассир должен проверить дату на кассе. Если этого не сделать и сразу нажать клавишу «Ввод», работа продолжится. Тем не менее, если календарь «слетел», число, месяц и год будут выставлены некорректно. Проверка из налоговой службы выявит эту ошибку, и ИП или юрлицу выпишут штраф за неверное использование.
2. Вмешательство в работу кассы. Недопустимо перепрограммировать кассу самостоятельно. Любая, даже орфографическая ошибка в написании имени или фамилии, приведет к необходимости заново покупать и программировать новую ЭКЛЗ.
3. Данные при фискализации. Если клиент внес некорректные данные в карточку фискализации, и их уже запрограммировали, случай также является негарантийным.

Перед началом работы кассир обязан проверять дату на техническом устройстве

Алгоритм действий

1. Если ЭКЛЗ выходит из строя, владелец или доверенное лицо приносит его в сервисный центр.
2. Инженеры сервисного центра тестируют оборудование и выявляют тип ошибки.
3. Если ошибка совершена на стороне пользователя, предприниматель оплачивает новое ЭКЛЗ. Устройство устанавливают в сервисном центре, предварительно уведомив об этом налоговые органы.
4. Если ошибка возникла из-за того, что фискальная память и ЭКЛЗ работают несогласованно, устройство ремонтируют либо за счет поставщика ЭКЛЗ, либо за счет производителя ККМ.

Во время разбирательств (пока сервисный центр проводит тестирование, связывается с поставщиками и проясняет ситуацию) работать на ККМ нельзя. Чтобы не останавливать работу организации, «Формула Торговли» предлагает клиентам следующую схему:

1. Клиент покупает новую ЭКЛЗ, устанавливает ее и продолжает работу.
2. После разбирательств поставщик ККМ или ЭКЛЗ оплачивает блок памяти. В сервисный центр возвращается новое ЭКЛЗ, а клиенту – потраченные денежные средства.

Выдавать неактивированное устройство запрещено, поэтому сервисный центр не может вернуть предпринимателю его ЭКЛЗ. Но возместить денежные средства клиенту он обязан.

Роль сервисного центра

При заключении договора технического обслуживания с сервисным центром последний берет на себя решение вопросов и защиту интересов клиента, в том числе во время судебных разбирательств (это может потребоваться при возникновении программных ошибок).

Гарантийные случаи решаются в рамках договора технического обслуживания. Владелец ЭКЛЗ только приносит ее в сервисный центр.

Порядок действий при плановой замене

ЭКЛЗ меняют, когда заканчивается один из ресурсов: объем памяти или срок службы. Оба случая не гарантийные.

1. При формировании Z-отчета появляется сообщение: «ЭКЛЗ близко к заполнению». Эта же надпись высвечивается на дисплее кассового аппарата. Она означает, что один из ресурсов, чаще всего временной, на исходе. Это предупреждение появляется в течение месяца.
2. После первых сообщений нужно позвонить в сервисный центр и попросить счет на плановую замену ЭКЛЗ.
3. Сотрудники сервисного центра выставляют счет и отправляют клиенту, который оплачивает его.
4. С сервисным центром согласовывается дата замены ЭКЛЗ.
5. Клиент сдает в сервисный центр полный пакет документов, последний Z-отчет и ККМ. От инженера он получает акт КМ-2 на ремонт (так обозначают замену блока памяти).
6. ЭКЛЗ связана с фискальной памятью и фиксирует накопительные суммы, поэтому к процедуре замены привлекается налоговая служба.
7. Имея на руках акт КМ-2, клиент обращается в налоговую и пишет заявление на замену съемного блока памяти. Организация дает разрешение на процедуру.
8. Клиент информирует сотрудников сервисного центра о полученном разрешении. Инженер меняет ЭКЛЗ и заполняет оставшуюся часть акта КМ-2.
9. Предприниматель приносит акт КМ-2 в налоговую службу повторно. Сотрудники проверяют документ, закрывают его и снимают копию. Оригинал остается на руках у клиента. После этого можно продолжать работу на кассовом аппарате.

Пакет документов для плановой замены ЭКЛЗ

В различных регионах он может меняться, поэтому в статье приведен усредненный комплект:

1. Журнал кассира-операциониста.
2. Карточка регистрации.
3. Договор с сервисным центром.
4. Учредительные документы.
5. Доверенность на сотрудника, который будет от имени предпринимателя или юридического лица выполнять все действия в налоговой службе.
6. Заявление. Его можно заполнить в налоговой организации или заранее, скачав бланк в интернете.

Что делать с использованной ЭКЛЗ?

Съемный блок памяти клиент обязан хранить в течение пяти лет. Это необходимо по нескольким причинам:

1. Правило закреплено на законодательном уровне постановлением РФ от 23.07.2007 №470 п.14.
2. В ходе проверки ИП или юрлица сотрудники налоговой службы сравнивают данные по фискальной памяти и ЭКЛЗ.
3. Если в результате чрезвычайной ситуации документы будут уничтожены, ЭКЛЗ можно установить на кассовый аппарат, разархивировать и получить отчет по всем суммам, которые прошли по кассе за определенный период.

Разархивация данных – сложная операция, которая производится через сервисный центр. Вмешательство сторонних лиц, не имеющих договора с клиентом, запрещено.

Использованную ЭКЛЗ рекомендуется хранить в сейфе

При замене съемного блока в «Формуле Торговли» сотрудники сервисного центра подписывают заявление о том, что вернули клиенту использованное устройство. Владелец бизнеса, в свою очередь, подтверждает своей подписью, что получил ЭКЛЗ.

На ком лежит ответственность за несвоевременную замену ЭКЛЗ?

В соответствии с законом, отслеживать срок эксплуатации съемного блока памяти – обязанность пользователя кассового аппарата. То есть кассира, имеющего соответствующее удостоверение. Если ЭКЛЗ не было вовремя заменено и кассовый аппарат в результате заблокирован, ответственность за это ложится на пользователя.

«Формула Торговли» отслеживает сроки эксплуатации ЭКЛЗ и, если временной ресурс заканчивается, звонит клиентам и информирует их. Хотя прямой обязанности уведомлять предпринимателей о замене съемного блока памяти у компании нет. Кроме того, если при прохождении технического обслуживания инженер увидит, что ресурс устройства близок к завершению, он обязательно выпишет предписание в ближайшее время заменить ЭКЛЗ и укажет причину.

Подводя итог

Регистрация кассового оборудования в ФНС – несложная процедура. Самое главное при работе с ККМ – выбрать хороший сервисный центр, который будет обслуживать технику, грамотно решать вопросы клиента и при необходимости отстаивать его интересы.